În Monitorul Oficial nr. 411 din 31 mai a.c. a fost publicat Ordinul Ministerului Educației și Cercetării Științifice nr. 3844/2016 pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii și al documentelor școlare gestionate de unitățile de învățământ preuniversitar.
În extras
CAPITOLUL I
Dispoziții generale
(1) Actele de studii din sistemul național de învățământ preuniversitar sunt documente oficiale de stat, cu regim special, care atestă finalizarea de către titular a unui nivel de învățământ, cu sau fără examen de absolvire/finalizare.
(2) În sistemul național de învățământ preuniversitar se emit, începând cu anul școlar 2015-2016, următoarele acte de studii:
a) Certificat de echivalare a examenului de capacitate, pentru absolvenții învățământului de 8 ani, promoțiile de până în anul 1998 inclusiv, care doresc continuarea studiilor liceale – învățământ seral/frecvență redusă;
b) Diplomă de absolvire a învățământului gimnazial însoțită de foaia matricolă, parte a portofoliului educațional;
c) Certificat de calificare profesională nivel 3 însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;
d) Certificat de calificare nivel 4 însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;
e) Certificat de calificare profesională nivel 5 însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;
f) Certificat de absolvire a ciclului inferior al liceului însoțit de foaia matricolă, parte a portofoliului educațional;
g) Diplomă de absolvire a liceului însoțită de foaia matricolă parte a portofoliului;
h) Diplomă de bacalaureat, însoțită de foaia matricolă parte a portofoliului educațional;
i) Diplomă de bacalaureat – secția bilingvă francofonă, însoțită de foaia matricolă parte a portofoliului educațional;
j) Diplomă de merit, pentru absolvenții care au promovat toate clasele din intervalul IX-XII/XIII cu medii generale de minimum 9,50, iar la examenul de bacalaureat au obținut media 10;
k) Certificatul de competență lingvistică de comunicare orală în limba română însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului;
l) Certificatul de competență lingvistică de comunicare orală în limba maternă însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului;
m) Certificatul de competență lingvistică într-o limbă de circulație internațională însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului;
n) Certificatul de competențe digitale însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului;
o) Atestat de competențe profesionale;
p) Atestat de competențe lingvistice;
q) Atestat pentru predarea unei limbi străine la învățământul primar;
r) Certificat de revalorizare a competențelor profesionale;
s) Certificat de absolvire a învățământului obligatoriu de nivel primar în Programul „A doua șansă”.
(3) Actele de studii se eliberează în original sau duplicat.
(1) Documentele școlare sunt:
a) registrul matricol;
b) catalogul clasei;
c) cataloagele pentru examenele de finalizare a studiilor;
d) cataloagele pentru examenele de corigențe și diferențe;
e) portofoliul educațional al elevului;
f) suplimentul descriptiv;
g) foaia matricolă;
h) adeverința de studii/adeverința de absolvire;
i) adeverința care atestă promovarea nivelului de învățământ/examenului;
j) registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii.
(2) Carnetul de elev reprezintă document de corespondență între unitatea de învățământ și familia elevului.
CAPITOLUL II
Conținutul și formatul actelor de studii și al documentelor școlare
(1) Conținutul și formatul actelor de studii sunt aprobate prin hotărâre a Guvernului, la propunerea Ministerului Educației Naționale și Cercetării Științifice, în conformitate cu prevederile art. 6 alin. (3) din Legea educației naționale nr. 1/2011, cu modificările și completările ulterioare.
(2) Actele de studii se tipăresc pe hârtie specială cu filigran continuu, sunt înseriate, numerotate și prevăzute cu elemente de siguranță.
(3) Formularele actelor de studii se broșează în carnete de câte 25 de bucăți.
Documentele școlare pot fi tipărite numai pe hârtie de calitate, astfel încât să asigure păstrarea înscrisurilor o perioadă de timp foarte îndelungată, de regulă 100 de ani, cu respectarea, în mod obligatoriu, a modelului și conținutului aprobate anual de minister.
CAPITOLUL III
Gestiunea actelor de studii și a documentelor școlare
SECȚIUNEA 1
Întocmirea, completarea, eliberarea și arhivarea actelor de studii
(1) În sistemul național de învățământ, actele de studii prevăzute la art. 1 alin. (2) se întocmesc numai în limba română, folosindu-se alfabetul latin, cu aplicarea semnelor diacritice, în conformitate cu prevederile art. 10 alin. (4) din Legea educației naționale nr. 1/2011, cu modificările și completările ulterioare.
(2) Completarea actelor de studii se poate face prin scriere la calculator, prin dactilografiere sau de mână, cu tuș sau cerneală neagră, fără spații libere.
(3) Toate rubricile rămase libere se barează.
(4) Este interzis să se facă ștersături, răzuiri, acoperire cu pastă corectoare, plastifieri, prescurtări și/sau adăugări în actele de studii.
(1) Datele necesare pentru completarea actelor de studii se transcriu din registrele matricole și din cataloagele examenelor de absolvire/finalizare a studiilor.
(2) În actele de studii, numele titularului, precum și toate prenumele se înscriu fără prescurtări, cu litere mari, de tipar, utilizând diacriticele. În toate actele de studii se înscriu cu majuscule toate inițialele prenumelui tatălui, doar prima literă din prenume. Inițialele prenumelui mamei se înscriu în cazul în care tatăl este necunoscut.
(3) Datele privind locul nașterii, precum și celelalte mențiuni se înscriu cu litere mari, de tipar. Înscrierea în actele de studii a locului nașterii se face conform nomenclatorului oficial aprobat și aflat în uz la data eliberării actului de naștere.
(4) Mediile obținute la examenul de finalizare a studiilor se înscriu cu cifre arabe, iar explicitarea acestora se înscrie după modelul: 7,89 (șapte 89%).
(5) Mențiunile despre an și zi se înscriu cu cifre arabe, iar luna se completează cu litere mari de tipar.
(6) În actele de studii nu se admit modificări privind datele personale ale titularilor și nici nu se eliberează alte acte de studii, duplicate, cu nume sau prenume schimbate după eliberarea actelor de studii originale, cu excepția situațiilor impuse de hotărâri judecătorești definitive.
(7) Actele de studii, cu excepția celor pe ale căror formulare nu se indică aceasta, poartă în mod obligatoriu, în spațiul rezervat, fotografia titularului, color, format 3 x 4 cm, fotografie care se aplică prin lipire/capsare. Pe fotografie se aplică timbrul sec.
(8) La finalizarea studiilor/examenului de absolvire/finalizare, actele de studii se întocmesc de către unitățile de învățământ preuniversitar la care absolvenții au promovat nivelul de învățământ/examenul de absolvire/finalizare și se semnează și se ștampilează de către persoanele indicate pe tipizat.
(9) În situații excepționale, bine motivate, în care se constată imposibilitatea semnării de către președintele comisiei de examen a actelor de studii care se eliberează absolvenților care au promovat examenul de absolvire/finalizare, acestea vor fi semnate de către președintele comisiei județene de examen.
(10) Actele de studii se semnează de către persoanele ale căror funcții sunt precizate în formular, cu pastă, tuș sau cerneală neagră. Sub semnătură se trece, în clar, numele acestora. Nu se admite aplicarea parafei în locul semnăturii originale.
(11) În toate cazurile, ștampila trebuie să se aplice clar în spațiul precizat pe formular, fără a se acoperi semnăturile autorizate, iar textul trebuie să fie citeț.
(12) Instrucțiunile de completare se tipăresc, parțial sau total, și pe cotorul/matca carnetelor de formulare ale actelor de studii.
(13) Actele de studii care se eliberează din carnet cu matcă/cotor se întocmesc astfel încât matca/cotorul carnetului care rămâne în arhiva instituției de învățământ cu termen 100 de ani să aibă înscrise toate datele de pe exemplarul original care se eliberează titularului.
(14) Unitățile de învățământ acreditate, cărora le-au fost arondate de către inspectoratul școlar unități de învățământ autorizate să funcționeze provizoriu, întocmesc și eliberează acte de studii absolvenților unităților de învățământ arondate care au susținut și promovat examenul de absolvire/finalizare a studiilor.
(15) Unitățile de învățământ preuniversitar acreditate, în baza situațiilor școlare transmise de către unitățile de învățământ preuniversitar autorizate să funcționeze provizoriu, au obligația să întocmească și să elibereze toate actele de studii la care absolvenții acestora au dreptul, conform prevederilor legale în vigoare.
(1) Absolvenții învățământului de stat și/sau particular autorizat/acreditat, în situația schimbării domiciliului în altă localitate, menționată ca atare în buletinul/cartea de identitate pot susține, în baza unei aprobări speciale, examenul de absolvire/finalizare a studiilor la o unitate similară de învățământ acreditată cu sediul în alt județ, stabilită de inspectoratul școlar al județului respectiv. Aprobarea specială se acordă, în cazuri bine justificate, de către cele două inspectorate școlare, cu avizul celor două unități de învățământ implicate, în baza situației școlare transmise de către unitatea de învățământ absolvită.
(2) În afara acestei situații, înscrierea în alt județ este permisă numai cu aprobarea Comisiei Naționale de Bacalaureat, în urma unei cereri motivate și însoțite de documente doveditoare, transmise la direcția de specialitate din cadrul Ministerului Educației Naționale și Cercetării Științifice.
(3) Unitățile de învățământ la care absolvenții prevăzuți la alin. (1) și (2) au susținut și promovat examenul de absolvire/finalizare întocmesc și eliberează actele de studii corespunzătoare la care aceștia au dreptul.
(4) În aceste cazuri, inspectoratele școlare vor elabora o procedură privind susținerea și promovarea examenului de absolvire/finalizare a studiilor.
(5) Prevederile alin. (1)-(3) nu se aplică absolvenților învățământului de stat și/sau particular autorizat/acreditat, participanți la loturile naționale de pregătire pentru olimpiadele și concursurile internaționale sau la loturile lărgite ce se pregătesc pentru competițiile internaționale, precum și pentru absolvenții care susțin examenul de admitere în universitățile din străinătate. În aceste cazuri actele de studii vor fi eliberate de către unitățile de învățământ la care absolvenții au promovat ultimul an de studii, în baza extrasului din forma tipărită a catalogului electronic primit de la centrul de examen la care candidatul a susținut examenul de absolvire/finalizare.
(1) Înainte de a fi eliberate absolvenților, actele de studii prevăzute cu spațiu rezervat pentru aplicarea timbrului sec vor fi prezentate la inspectoratul școlar, în vederea aplicării timbrului sec, însoțite de un borderou, în două exemplare, pentru fiecare categorie de acte de studii.
(2) Un exemplar din borderou rămâne la inspectoratul școlar, iar al doilea exemplar, vizat de inspectoratul școlar, se păstrează în arhiva unității de învățământ.
(3) Borderoul cuprinde următoarele rubrici: numărul curent, numele absolventului, inițialele prenumelui tatălui/mamei, prenumele absolventului, seria și numărul formularului, anul absolvirii, mențiuni.
(4) Pe borderouri se face mențiunea: „S-a aplicat timbrul sec pe un număr de …. (urmează denumirea actului de studii)”, după care urmează data, numele, prenumele și semnătura persoanei împuternicite pentru aplicarea timbrului sec.
(1) Unitățile de învățământ preuniversitar acreditate gestionează actele de studii menționate la art. 1 alin. (2), conform nivelului de învățământ/profilului/specializării/ domeniului/calificării profesionale pentru care sunt acreditate.
(2) Unitățile de învățământ preuniversitar care au autorizație de funcționare provizorie nu gestionează acte de studii.
(3) Unitățile de învățământ preuniversitar care au autorizație de funcționare provizorie gestionează documentele școlare menționate la art. 2 alin. (1) pe formulare tipizate eliberate de inspectoratele școlare.
(4) Responsabilitatea completării, eliberării și anulării actelor de studii și a duplicatelor revine directorului și secretarului-șef/secretarului unității de învățământ acreditate.
(5) Responsabilitatea întocmirii, modificării, eliberării și anulării documentelor școlare revine directorului și secretarului-șef/secretarului unității de învățământ acreditate sau cu autorizație de funcționare provizorie, dirigintelui sau titularului de disciplină, în condițiile prevăzute de prezentul regulament.
(6) După încheierea anului școlar, toate documentele școlare se păstrează și se arhivează la nivelul unității de învățământ acreditată sau cu autorizație de funcționare provizorie, cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată.