În Monitorul Oficial nr. 537 din 20 iulie a.c. a fost publicat Regulamentul nr. 9/2015 al Autorității de Supraveghere Financiară privind procedura de soluţionare de către entităţile reglementate şi supravegheate de Autoritatea de Supraveghere Financiară în baza Legii nr. 297/2004 privind piaţa de capital şi a Legii nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiţii alternative a petiţiilor referitoare la activitatea acestora pe piaţa de capital.
În extras
Art. 1.
(1) Prezentul regulament are ca obiect reglementarea modului de soluţionare a petiţiilor de către entităţile reglementate şi supravegheate de Autoritatea de Supraveghere Financiară în baza Legii nr. 297/2004 privind piaţa de capital, cu modificările şi completările ulterioare, denumită în continuare Legea nr. 297/2004, şi a Legii nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiţii alternative, denumită în continuare Legea nr. 74/2015.
(2) Prezentul regulament pune în aplicare prevederile Ghidului privind tratarea plângerilor în sectorul valorilor mobiliare (ESMA) şi în sectorul bancar (EBA).
(3) În înţelesul prezentului regulament, termenii şi expresiile de mai jos au următoarele semnificaţii:
a) entităţi – participanţii pe pieţele financiare care furnizează serviciile de investiţii autorizate în baza Legii nr. 297/2004 şi aLegii nr. 74/2015, după cum urmează:
(i) societăţile de servicii de investiţii financiare, denumite în continuare S.S.I.F., astfel cum sunt definite la art. 6 din Legea nr. 297/2004;
(ii) instituţiile de credit autorizate de Banca Naţională a României, care prestează serviciile şi activităţile de investiţii prevăzute la art. 5 din Legea nr. 297/2004;
(iii) societăţile de administrare a investiţiilor, denumite în continuare S.A.I., astfel cum sunt definite la art. 4 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 32/2012 privind organismele de plasament colectiv în valori mobiliare şi societăţile de administrare a investiţiilor, precum şi pentru modificarea şi completarea Legii nr. 297/2004 privind piaţa de capital, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 10/2015;
(iv) administratorii externi ai fondurilor de investiţii alternative, denumiţi în continuare A.F.I.A. externi, alţii decât S.A.I., astfel cum sunt definiţi la art. 3 pct. 3 din Legea nr. 74/2015;
(v) consultanţii de investiţii, astfel cum sunt definiţi la art. 35 alin. (1) şi (2) din Legea nr. 297/2004;
b) petiţie – cererea, reclamaţia sau sesizarea prin care se aduc la cunoştinţa entităţii fapte de natură a aduce atingere drepturilor sau intereselor petentului, formulată în scris şi depusă la sediul entităţii, la sediile secundare ale acesteia ori la sediile distribuitorilor, după caz, transmisă prin poştă sau poşta electronică ori prin sistem on-line, prin intermediul căreia un petent sau împuterniciţii legali ai acestuia, care acţionează exclusiv în numele petentului şi fără un interes comercial propriu, îşi exprimă nemulţumirea cu privire la serviciul şi activitatea de investiţii prestate în baza Legii nr. 297/2004, la prestarea serviciului de administrare a portofoliului de plasament colectiv al organismului de plasament colectiv (O.P.C.) sau la informaţiile furnizate de entitate în urma solicitărilor de informaţii primite de la petenţi;
c) petent – persoană fizică sau juridică, client/investitor al entităţii, care depune o petiţie către o entitate cu privire la serviciul şi activitatea de investiţii prestate în baza Legii nr. 297/2004 ori la prestarea serviciului de administrare a portofoliului de plasament colectiv al organismului de plasament colectiv în valori mobiliare/fondului de investiţii alternativ (O.P.C.V.M./F.IA.);
d) petiţie soluţionată favorabil – petiţia în legătură cu care au fost dispuse măsuri pentru remedierea situaţiilor sesizate;
e) petiţie soluţionată nefavorabil – petiţia în legătură cu care nu au fost dispuse niciun fel de măsuri.
Art. 2.
Compartimentul de control intern/Responsabilul cu funcţia de conformitate din cadrul entităţilor este structura responsabilă de supervizarea soluţionării şi de gestionarea petiţiilor.
Art. 3.
(1) În vederea soluţionării corespunzătoare şi în termenul legal a petiţiilor care le sunt adresate, entităţile au următoarele obligaţii:
a) să deţină proceduri scrise în vederea administrării responsabile şi prompte a petiţiilor, să păstreze o evidenţă a înregistrării fiecărei petiţii, precum şi a măsurilor luate pentru soluţionarea acestora. Procedurile trebuie să respecte prevederile prezentului regulament, să conţină informaţii privind modalităţile de soluţionare pe cale amiabilă a litigiilor şi să fie făcute disponibile personalului relevant al entităţii prin utilizarea unor canale interne adecvate. Procedurile sunt aprobate de conducerea entităţii care este responsabil/(ă) pentru punerea lor în aplicare şi monitorizarea respectării acestora;
b) să furnizeze petentului, la cerere sau la primirea unei petiţii, informaţii scrise privind procesul intern de soluţionare a petiţiilor;
c) să facă accesibile publicului la sediul propriu şi pe website-ul lor, în mod permanent, procedurile de soluţionare a petiţiilor, datele de contact necesare în cazul solicitării de informaţii cu privire la stadiul soluţionării petiţiilor, precum şi modalităţile de soluţionare alternativă a litigiilor prevăzute de dispoziţiile legale în vigoare;
d) să deţină şi să menţină la sediul social/central un registru unic de petiţii în format electronic securizat, pe an calendaristic, cu reînceperea numerotării de la 01 la fiecare început de an, în care să înregistreze cronologic, în ordinea primirii, toate petiţiile, inclusiv pe cele primite la sucursale/agenţii, indiferent de modalitatea de primire a acestora: prin registratură, prin poştă electronică, prin sistemul on-line. Registrul unic de petiţii în format electronic va fi securizat prin implementarea unui mecanism care să garanteze nerepudierea înscrisurilor şi va cuprinde în mod obligatoriu cel puţin următoarele informaţii:
(i) numărul petiţiei;
(ii) data petiţiei;
(iii) identitatea petentului, inclusiv adresa, numărul de telefon, e-mail şi serviciul/activitatea prestat(ă) la care se referă;
(iv) numele, prenumele şi funcţia persoanelor din cadrul entităţii la adresa cărora s-a formulat petiţia sau cărora petentul li s-a adresat pentru prestarea serviciului/activităţii respectiv(e);
(v) obiectul petiţiei;
(vi) stadiul petiţiei;
(vii) data şi modul de soluţionare a petiţiei;
(viii) motivul pentru care petiţia nu a fost soluţionată favorabil (dacă este cazul);
(ix) prejudiciul invocat de petent (dacă este cazul);
(x) observaţii;
e) reprezentantul compartimentului de control intern/ responsabilul cu funcţia de conformitate care îşi desfăşoară activitatea într-un sediu secundar al entităţii are obligaţia de a transmite lunar, în copie, la sediul social/central, petiţiile primite şi de a solicita înregistrarea acestora în Registrul unic de petiţii;
f) să răspundă la fiecare petiţie primită de la petenţi într-un limbaj simplu şi uşor de înţeles, în termen de maximum 30 de zile de la data înregistrării acesteia, indiferent dacă soluţia este favorabilă sau nefavorabilă. În situaţia în care aspectele sesizate prin petiţie necesită o cercetare mai amănunţită, entitatea trebuie să informeze petentul cu privire la cauzele întârzierii şi să precizeze termenul în care va fi soluţionată petiţia care nu poate depăşi cu mai mult de 15 zile termenul de 30 de zile de la înregistrarea petiţiei.
(2) Informaţiile furnizate conform alin. (1) lit. b) şi c) trebuie să fie clare şi actuale şi să conţină detalii privind:
a) modalitatea de transmitere a petiţiilor (tipul de informaţii pe care trebuie să le furnizeze petentul, precum calitatea în care formulează petiţia, interesul în cauză etc.), identitatea şi datele de contact ale persoanei/persoanelor către care trebuie să fie transmise petiţiile, precum adresa de e-mail, numărul de telefon etc.;
b) procesul ce va fi urmat în vederea administrării petiţiei (informaţii privind termenul de soluţionare a petiţiei, posibilitatea adresării către o autoritate competentă sau utilizării unui mecanism de soluţionare a litigiilor etc.);
c) informarea petentului cu privire la stadiul de soluţionare a petiţiilor.
(3) Toate înregistrările în Registrul unic de petiţii dintr-un an calendaristic şi totalul centralizat al acestora se vor păstra de către entităţi pentru o perioadă de 5 ani de la momentul depunerii petiţiei iniţiale.