Metodologia privind modalitatea de gestionare a certificatelor de absolvire a programelor de formare profesională, organizate de Institutul Național de Administrație

Prezenta metodologie reglementează modalitatea de gestionare a certificatelor de absolvire obținute ca urmare a participării la programele de formare profesională organizate de Institutul Național de Administrație, denumit în continuare Institut, în condițiile prevăzute de Ordonanța Guvernului nr. 23/2016 privind înființarea Institutului Național de Administrație, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 44/2017, cu modificările ulterioare, și Hotărârea Guvernului nr. 1.005/2016 privind organizarea și funcționarea Institutului Național de Administrație, cu modificările ulterioare.

(1) Atestarea absolvirii programelor de formare profesională organizate de Institut se face prin certificate de absolvire, semnate de președintele Institutului.

(2) Certificatele de absolvire se eliberează însoțite de o anexă denumită „Supliment descriptiv al certificatului”, în care se precizează competențele profesionale dobândite.

Se eliberează certificate de absolvire participanților care au obținut minimum nota 7 la evaluarea competențelor profesionale.

Certificatele de absolvire vor avea serie și numerotare unică, distinctă, pentru programele de formare specializată, respectiv programele de perfecționare, după cum urmează:

a) seria A, cu numerotare succesivă (4 cifre), începând cu numărul 0001, pentru certificatele de atestare a absolvirii programelor de formare specializată organizate de Institut;

b) seria B, cu numerotare succesivă (5 cifre), începând cu numărul 00001, pentru certificatele de atestare a absolvirii programelor de perfecționare organizate de Institut.

(1) Certificatele de absolvire, precum și suplimentul descriptiv sunt tipărite pe hârtie specială/carton texturat perforat, de format A4, 210/297 mm, landscape, având elemente de securizare, compatibile cu elementele de securizare tehnică asigurate prin pretipărirea/imprimarea documentelor și poartă antetul Institutului Național de Administrație.

(2) Modelele certificatelor de absolvire pentru programele de formare specializată și pentru programele de perfecționare, precum și ale suplimentului descriptiv al certificatelor sunt prevăzute în anexele nr. 1-4 la prezenta metodologie.

(1) Evidența eliberării certificatelor de absolvire pentru participanții la programele de formare specializată se asigură prin următoarele documente:

a) registrul de evidență a programelor de formare specializată; acest registru se completează de către persoanele desemnate din cadrul Direcției programe de formare specializată;

b) catalogul de evaluare a participanților la programul de formare specializată; acest catalog se completează de coordonatorul programului și evidențiază notele obținute la modulele de formare, precum și nota finală;

c) catalogul de evaluare a participanților la programul de formare specializată pentru ocuparea unei funcții publice corespunzătoare categoriei înalților funcționari publici; acest catalog se completează de coordonatorul programului și evidențiază notele obținute la modulele de formare șl la evaluarea proiectului de absolvire, precum și nota finală;

d) lista de prezență pentru programele de formare specializată;

e) registrul de evidență nominală a eliberării certificatelor de absolvire pentru programele de formare specializată, potrivit modelului prezentat în anexa nr. 5; acest registru se completează de către persoanele din cadrul Direcției programe de formare specializată desemnate în acest scop.

(2) Evidența eliberării certificatelor de absolvire pentru participanții la programele de perfecționare se asigură prin următoarele documente:

a) registrul de evidență a programelor de perfecționare; acest registru se completează de către persoanele desemnate din cadrul Direcției programe de perfecționare;

b) lista participanților propuși pentru eliberarea certificatelor de absolvire;

c) lista privind datele participanților;

d) lista de prezență pentru programele de perfecționare;

e) registrul de evidență nominală a eliberării certificatelor de absolvire pentru programele de perfecționare, potrivit modelului prezentat în anexa nr. 6; acest registru se completează de către persoanele din cadrul Direcției programe de perfecționare, desemnate în acest scop.

(1) Documentele prevăzute la art. 6 sunt formulare aprobate în cadrul procedurilor operaționale ale Institutului, care se completează și se gestionează conform instrucțiunilor în vigoare.

(2) Modificarea unor înscrisuri din documentele prevăzute la art. 6 alin. (1) lit. e) și alin. (2) lit. e) se face prin bararea textului greșit printr-o linie orizontală, trasă cu cerneală roșie, înscriindu-se deasupra noul text tot cu cerneală roșie.

(1) Completarea certificatelor de absolvire se face de către persoanele desemnate de directorul fiecărei direcții, pe baza datelor din Registrul de evidență a programelor de formare specializată și din catalogul de evaluare a participanților la programul de formare specializată, pentru Direcția programe de formare specializată, respectiv pe baza datelor din lista participanților propuși pentru eliberarea certificatelor de absolvire, pentru Direcția programe de perfecționare, doar pentru persoanele care au promovat evaluarea competențelor profesionale.

(2) Certificatele de absolvire se completează electronic, prin scriere la calculator, cu tuș de culoare neagră, cu litere mari de tipar, corect și fără prescurtări.

(3) „Suplimentul descriptiv al certificatului”, anexă la certificatul de absolvire, se completează odată cu certificatul respectiv, de către aceeași persoană.

(1) Înainte de a fi eliberate absolvenților, certificatele de absolvire și suplimentele descriptive vor fi înaintate, în vederea semnării, președintelui Institutului, pe bază de borderou întocmit în două exemplare. După semnare, certificatelor de absolvire li se va aplica ștampila Institutului.

(2) Un exemplar al borderoului rămâne la Cabinetul demnitarului, iar cel de-al doilea este păstrat de responsabilul cu gestionarea certificatelor de absolvire și a suplimentelor descriptive.

(3) Borderoul cuprinde următoarele rubrici: număr curent, denumirea programului de formare, perioada de desfășurare, numele și prenumele absolventului, inițiala tatălui sau mamei, după caz, codul numeric personal, seria și numărul certificatului eliberat, mențiuni.

(4) După aprobarea de către președintele Institutului, certificatelor li se aplică timbrul sec și sunt înregistrate în Registrul de evidentă nominală a eliberării certificatelor de absolvire.

Pentru programele de formare profesională, certificatul de absolvire și suplimentul descriptiv se eliberează în termen de 60 de zile de la absolvirea programului, astfel:

a) sub semnătură titularului, pe baza actului de Identitate;

b) prin transmiterea la instituția unde participantul își desfășoară activitatea, cu confirmare de primire;

c) prin eliberarea unei alte persoane împuternicite conform prevederilor legale în vigoare.

(1) Formularele certificatelor de absolvire deteriorate ori completate greșit, cu ștersături, adăugări suplimentare, cu ștampilă aplicată necorespunzător, se anulează cu aprobarea conducerii Institutului, prin scrierea cu litere mari, de tipar, pe toată diagonala imprimatului, a cuvântului „ANULAT”, atât pe certificat, cât și pe cotor, de către persoanele desemnate.

(2) Odată cu anularea certificatelor de absolvire se va anula și suplimentul descriptiv aferent fiecărui certificat.

(3) Certificatele prevăzute la alin. (1) vor fi înregistrate în Registrul de evidență nominală a eliberării certificatelor de absolvire, cu mențiunea ANULAT, conform Borderou nr. … din data …”.

(1) În cazul certificatelor de absolvire eliberate și restituite pentru date completate incorect, Institutul va anula certificatul și suplimentul descriptiv, prin scrierea cu litere mari, de tipar, pe toată diagonala imprimatului, a cuvântului „ANULAT” și va elibera un nou certificat.

(2) Pentru certificatele prevăzute la alin. (1), în Registrul de evidență nominală a eliberării certificatelor de absolvire, la rubrica „mențiuni” se va înscrie cu cerneală roșie: „ANULAT; eliberare certificat seria …. nr. …” și numărul de înregistrare al noului certificat.

(1) În cazul certificatelor de absolvire declarate nule, Institutul eliberează un duplicat al acestora, întocmit pe baza documentelor aflate în arhiva Institutului, în baza unei cereri scrise a solicitantului.

(2) Cererea de eliberare a duplicatului este însoțită de următoarele acte:

a) declarația scrisă dată de titularul certificatului de absolvire în care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare, împrejurările în care acesta a fost pierdut, precum și alte precizări care să confirme pierderea sau distrugerea certificatului respectiv;

b) dovada declarării nulității certificatului de absolvire, care se va face în Monitorul Oficial ai României, Partea a III-a;

c) copie a actului de identitate.

(3) Duplicatul certificatului/certificatelor de absolvire și al suplimentului descriptiv/suplimentelor descriptive se eliberează conform prevederilor metodologiei în vigoare la data solicitării.

(4) În situația în care formularul certificatului de absolvire sau al suplimentului descriptiv s-a schimbat, se eliberează un duplicat redactat după modelul certificatului sau suplimentului descriptiv în vigoare, în care se înscriu datele existente în arhiva Institutului.

(5) Pe duplicatul certificatului, inclusiv pe cotor, și al suplimentului descriptiv se va aplica ștampila cu mențiunea: „DUPLICAT la certificatul de absolvire seria … nr. …”, în colțul din dreapta sus, deasupra seriei și numărului certificatului de absolvire nou-emis.

(6) Duplicatul certificatului de absolvire va fi înregistrat în Registrul de evidență nominală a eliberării certificatelor de absolvire cu mențiunea: „DUPLICAT la certificatul de absolvire seria … nr…”.

(7) Pentru certificatele declarate nule, în Registrul de evidență nominală a eliberării certificatelor de absolvire, la rubrica „mențiuni” se va înscrie cu cerneală roșie: „ANULAT; eliberare duplicat seria …. nr….” și numărul de înregistrare al duplicatului.

(1) Termenul pentru eliberarea duplicatelor este de 30 de zile de la data înregistrării cererii.

(2) Duplicatele se eliberează o singură dată, fapt ce se aduce la cunoștință titularilor.

(1) Cotoarele certificatelor de absolvire și suplimentele descriptive aferente (în copie) eliberate de Institut și certificatele deteriorate ori completate greșit, cu ștersături, adăugări suplimentare, cu ștampilă aplicată necorespunzător, se arhivează conform nomenclatorului arhivistic.

(2) Certificatele de absolvire și suplimentele descriptive rămase pe stoc și care nu mai respectă modelul aprobat prin ordin al ministrului dezvoltării regionale și administrației publice se anulează cu aprobarea președintelui Institutului și se arhivează conform nomenclatorului arhivistic.

(3) Documentele prevăzute la art. 10 lit. b) și с) și art. 13 alin. (4) se arhivează conform nomenclatorului arhivistic.

(4) Documentele prevăzute la alin. (1), (2) și (3) se arhivează conform prevederilor în vigoare și se predau la persoana desemnată în cadrul Institutului cu arhivarea, în condițiile și la termenele prevăzute de legislația în vigoare.

Anexele nr. 1-6 fac parte integrantă din prezenta metodologie.