În Monitorul Oficial nr. 998 din 15 decembrie a.c. a fost publicată Norma Autorităţii de Supraveghere Financiară nr. 33/2017 privind organizarea activităţii de arhivă la entităţile autorizate/avizate, reglementate şi supravegheate de către Autoritatea de Supraveghere Financiară.

CAPITOLUL I

Dispoziţii generale

Art. 1.

Prezenta normă reglementează activitatea de arhivă desfăşurată la nivelul entităţilor – persoane juridice autorizate/avizate, reglementate şi supravegheate de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, denumită în continuare A.S.F., în sensul stabilit de legislaţia privind Arhivele Naţionale şi legislaţia privind arhivarea electronică.

Art. 2.

Entităţile autorizate/avizate, reglementate şi supravegheate de către A.S.F., denumite în continuare entităţi, care intră sub incidenţa prevederilor prezentei norme sunt:

a) societăţile de servicii de investiţii financiare;

b) societăţile de administrare a investiţiilor;

c) organismele de plasament colectiv (OPC) autoadministrate;

d) operatorii de piaţă/sistem;

e) depozitarii centrali;

f) casele de compensare;

g) contrapărţile centrale;

h) administratorii de fonduri de investiţii alternative;

i) societăţile de asigurare şi/sau reasigurare;

j) intermediarii în asigurări şi/sau reasigurări;

k) administratorii fondurilor de pensii private.

Art. 3.

Termenii şi expresiile utilizate în prezenta normă au semnificaţiile prevăzute în legislaţia privind Arhivele Naţionale şi legislaţia privind arhivarea electronică, Legea nr. 297/2004 privind piaţa de capital, cu modificările şi completările ulterioare, Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare, Legea nr. 32/2000 privind activitatea şi supravegherea intermediarilor în asigurări şi reasigurări, cu modificările şi completările ulterioare, Legea nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiţii alternative, cu modificările şi completările ulterioare, Legea nr. 237/2015 privind autorizarea şi supravegherea activităţii de asigurare şi reasigurare, cu modificările ulterioare.

Art. 4.

Entităţile prevăzute la art. 2 au obligaţia de a înregistra, a ţine evidenţa, a inventaria, a selecţiona, a păstra şi a utiliza documentele pe care le creează sau le deţin în condiţiile stabilite de legislaţia privind Arhivele Naţionale şi legislaţia privind arhivarea electronică, de prezenta normă, precum şi de legislaţia sectorială specifică fiecărui tip de entitate.

Art. 5.

(1) În situaţia externalizării activităţii de arhivare în condiţiile definite de legislaţia privind Arhivele Naţionale, entităţile au obligaţia încheierii unui contract de prestări de servicii arhivistice cu operatori de servicii arhivistice, care să respecte legislaţia în materie de arhivare. Entităţile rămân responsabile în ceea ce priveşte respectarea prevederilor legale în materie de arhivare.

(2) Încheierea contractului prevăzut la alin. (1) se realizează după notificarea prealabilă a Arhivelor Naţionale sau, după caz, a serviciilor judeţene competente/Serviciului Municipiului Bucureşti, denumite în continuare Arhivele Naţionale, în condiţiile prevăzute de legislaţia privind Arhivele Naţionale.

(3) Entitatea are obligaţia să notifice A.S.F. în termen de maximum 7 zile de la data încheierii contractului de prestări de servicii arhivistice.

CAPITOLUL II

Obligaţiile entităţilor privind organizarea activităţii de arhivă

SECŢIUNEA 1

Evidenţa documentelor pe suport letric

Art. 6.

Entităţile au obligaţia de a înregistra, de a ţine evidenţa tuturor documentelor care atestă activităţile pe care le desfăşoară, intrate/ieşite, inclusiv a celor întocmite pentru uz intern a căror păstrare este obligatorie conform legislaţiei în materie de arhivare, şi de a asigura autenticitatea, integritatea şi utilizarea acestora.

Art. 7.

(1) Înregistrarea documentelor se efectuează într-un registru de evidenţă a intrărilor/ieşirilor de documente, în mod cronologic în ordinea intrării/ieşirii, prin alocarea unui număr de înregistrare care să permită identificarea unică a documentului, fără ca numerele de înregistrare atribuite să se repete.

(2) Înregistrarea prevăzută la alin. (1) începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie a fiecărui an.

Art. 8.

Registrul de evidenţă a intrărilor/ieşirilor de documente prevăzut la art. 7 alin. (1) conţine cel puţin următoarele elemente:

a) numărul de înregistrare;

b) data înregistrării;

c) numărul şi data documentului date de emitent;

d) numărul filelor documentului;

e) numărul anexelor;

f) emitentul documentului;

g) conţinutul documentului în rezumat;

h) compartimentul căruia i s-a repartizat;

i) data expedierii;

j) modul rezolvării;

k) destinatarul;

l) numărul de înregistrare al documentului la care se conexează şi indicativul dosarului conform nomenclatorului arhivistic, stabilit şi completat în registru după rezolvarea documentului.

Art. 9.

Documentele care fac referire la un subiect regăsit într-un document înregistrat deja în registrul de evidenţă a intrărilor/ieşirilor de documente se conexează la acesta prin înscrierea aceluiaşi număr de înregistrare cu cel al documentului la care se face conexarea.

Art. 10.

Transmiterea documentelor pentru arhivare de la sediile secundare către sediul social/central se realizează în baza unui proces-verbal de predare-primire a documentelor, în conformitate cu prevederile legislaţiei privind Arhivele Naţionale.

SECŢIUNEA a 2-a

Evidenţa documentelor în formă electronică

Art. 11.

Entităţile au obligaţia de a înregistra şi de a ţine evidenţa tuturor documentelor întocmite în formă electronică intrate/ieşite, documentelor de uz intern a căror păstrare este obligatorie conform legislaţiei în materie de arhivare.

Art. 12.

Entităţile care deţin arhivă electronică depun spre păstrare documentele în formă electronică, în condiţiile respectării legislaţiei privind arhivarea documentelor în formă electronică care stabileşte regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării şi utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică.

Art. 13.

În conformitate cu prevederile legislaţiei în materie de arhivare electronică, operaţiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă electronică se realizează cu respectarea dispoziţiilor legislaţiei privind Arhivele Naţionale, precum şi a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul şi protecţia informaţiei cu caracter privat.

Art. 14.

Entităţile care depun spre păstrare documente în formă electronică în cadrul unei arhive electronice au obligaţia desemnării unui administrator al arhivei electronice care să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor în formă electronică într-un registru în formă electronică.

Art. 15.

La solicitarea A.S.F., entităţile au obligaţia să permită accesul la orice document în formă electronică arhivat, din formatul în care a fost generat într-un format care să permită vizualizarea, reproducerea şi stocarea documentului respectiv la nivelul tehnologiilor în uz curent.