În Monitorul Oficial nr. 194 din 16 martie a.c. a fost publicat Ordinul nr. 400/2016 al Ministerului Afacerilor Externe privind modalitățile tehnice de prestare a serviciilor consulare și controlul încasărilor rezultate din aceste servicii la misiunile diplomatice și oficiile consulare ale României în străinătate.

BECK HANDBOOK – Călăuza juristului. Cereri și acțiuni în justiție. Ediție online martie 2016. DOAR ÎN LEGALIS! Cere accesul la noua ediție!

În extras

Art. 1.

În sensul prezentului ordin, termenii și expresiile de mai jos au următorul înțeles:

  1. MAE – Ministerul Afacerilor Externe;
  2. misiune diplomatică – misiunea diplomatică a României în străinătate care îndeplinește atribuții consulare;
  3. secție consulară – secția consulară a unei misiuni diplomatice;
  4. oficiu consular – oficiul consular de carieră al României în străinătate;
  5. consulat – secția consulară sau oficiul consular;
  6. conducerea consulatului – la nivelul misiunii diplomatice, coordonatorul secției consulare numit prin ordin al ministrului afacerilor externe sau, în cazul misiunii pentru care nu există o astfel de numire, diplomatul cu atribuții consulare desemnat prin notă de serviciu de către șeful misiunii diplomatice să organizeze activitatea consulară, iar la nivelul oficiului consular, șeful acestuia;
  7. personal consular – totalitatea membrilor unui consulat care îndeplinesc atribuții consulare, inclusiv personalul angajat în condițiile art. 15 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 198/2008 privind serviciile consulare pentru care se percep taxe și nivelul taxelor consulare la misiunile diplomatice și oficiile consulare ale României în străinătate, cu modificările și completările ulterioare (denumită în continuare Legea nr. 198/2008);
  8. funcționar consular – membru al personalului consular;
  9. consulat itinerant – prestarea serviciilor consulare de către personalul consular în afara sediului unei misiuni diplomatice sau al unui oficiu consular.

Art. 2.

(1) În cadrul activității consulare prestate de misiunile diplomatice și de oficiile consulare ale României în străinătate se utilizează următoarele sisteme informatice, componente ale Sistemului informatic integrat consular E-Cons:

  1. a) Sistemul informatic integrat de management al documentelor de călătorie E-Pass, pentru procesarea cererilor de eliberare a pașapoartelor și a celorlalte documente de călătorie;
  2. b) Sistemul național de informații privind vizele, pentru procesarea cererilor de eliberare a vizelor și a permiselor de mic trafic de frontieră;
  3. c) Portalul electronic pentru facilitarea procesului de solicitare a vizelor de intrare în România (denumit în continuare E-Viza), pentru preluarea cererilor de eliberare a vizelor și gestionarea registrului de vize electronic;
  4. d) Centrul de Contact și Suport pentru Cetățenii Români din Străinătate (denumit în continuare CCSCRS), pentru furnizarea de informații privind procedurile consulare pe cale telefonică, prin preluarea apelurilor redirecționate către consulate de operatorii CCSCRS, sau pe calea corespondenței electronice, prin formularea de răspunsuri la solicitările scrise redirecționate către consulate de operatorii CCSCRS;
  5. e) Sistemul informatic pentru managementul integrat al serviciilor consulare (denumit în continuare SIMISC), pentru:

– procesarea cererilor de servicii consulare în materie de cetățenie română, stare civilă, acte notariale, procurare de acte judiciare și extrajudiciare și a oricăror altor servicii consulare;

– gestionarea registrului de servicii consulare electronic, a chitanțelor în sistem informatizat și a documentelor tipizate eliberate în cadrul activității consulare;

– efectuarea, după caz, a programării prin internet a solicitanților de servicii consulare, în vederea depunerii cererilor la consulate;

– ținerea în format electronic a evidenței cazurilor speciale de asistență consulară în favoarea cetățenilor români aflați în situații deosebite în străinătate, precum măsurile privative de libertate, instituționalizarea unor minori, decesele, accidentele, spitalizările și alte cazuri speciale;

– înregistrarea la consulate, prin internet, a cetățenilor români aflați în străinătate.

(2) Accesul personalului consular în sistemele informatice prevăzute la alin. (1) se realizează pe baza unor conturi individuale de utilizatori, autorizate de Centrala MAE, cu atribuirea rolurilor și privilegiilor de acces specifice fișei postului individual.

(3) Procedurile tehnice necesare operării sistemelor informatice prevăzute la alin. (1) se stabilesc prin instrucțiuni, circulare și alte dispoziții interne la nivelul MAE.

(4) Data operaționalizării SIMISC se comunică individual fiecărui consulat de către Centrala MAE, în funcție de finalizarea formalităților tehnice necesare implementării proiectului aferent și de parcurgerea programului de instruire specifică de către personalul consular.

Art. 3

(1) Lista cuprinzând serviciile consulare și totalul sumelor de plată aferente se întocmește de către coordonatorul secției consulare sau, după caz, de funcționarul consular desemnat la nivelul consulatului și se aprobă de către șeful misiunii diplomatice sau al oficiului consular.

(2) Lista prevăzută la alin. (1) se afișează, în limba română și în limba oficială a statului de reședință, în incinta sălii de lucru cu publicul solicitant de servicii consulare și pe pagina de internet a misiunii diplomatice sau a oficiului consular, diseminându-se totodată prin alte mijloace de informare publică. În mod suplimentar, informațiile cu privire la vize se afișează și într-o limbă de circulație internațională.

(3) În statele în care sunt acreditate o misiune diplomatică și unul sau mai multe oficii consulare ale României, șefii misiunii diplomatice și ai oficiilor consulare se coordonează lunar în vederea respectării de către toate consulatele a unui tarif unitar, respectiv a unor modalități uniforme de taxare, cu luarea în considerare a specificului documentelor eliberate de autoritățile fiecărei unități teritorial-administrative din statul de reședință. În cazul unor neclarități, va fi consultată Centrala MAE.

(4) Exemplarele listei prevăzute la alin. (1) se arhivează în ordine cronologică într-un dosar distinct păstrat de conducerea consulatului. Acest dosar face obiectul predării-primirii la sfârșit de misiune.

Art. 4.

(1) Toate încasările consulare se fac anticipat, direct în euro, precum și, după caz, în dolari SUA ori în moneda țării de reședință.

(2) În statele în care funcționează piața valutară liberă, încasările consulare se fac, de regulă, în moneda în care a fost aprobat și comunicat bugetul misiunii diplomatice sau al oficiului consular.

Art. 5.

(1) Nota internă privind cursul mediu de schimb valutar se întocmește de către lucrătorul financiar-contabil al fiecărei misiuni diplomatice, cu avizul coordonatorului secției consulare sau, după caz, al diplomatului cu atribuții consulare, și se aprobă de către șeful misiunii diplomatice.

(2) În statele în care, în afara misiunii diplomatice, sunt acreditate și unul sau mai multe oficii consulare ale României, misiunea diplomatică transmite nota internă prevăzută la alin. (1) tuturor oficiilor consulare, care o pun în aplicare în mod corespunzător.

(3) Cursul mediu de schimb valutar se stabilește prin adunarea cursurilor zilnice din luna calendaristică precedentă și împărțirea acestora la numărul zilelor în care au fost publicate cursuri de schimb valutar. În mod analog se procedează la calcularea cursului mediu de schimb valutar din luna curentă, în scopul verificării oscilațiilor în raport cu luna precedentă, luându-se în calcul cursurile zilnice înregistrate în aceeași lună, până la data curentă.

(4) Atunci când cursul mediu de schimb valutar calculat potrivit alin. (3) scade sau depășește cu peste 10% nivelul cursului mediu pe baza căruia este stabilit tariful consular curent, se procedează la alegerea unei noi valori de referință a cursului mediu, se emite o nouă notă internă pentru stabilirea cursului mediu de schimb valutar, iar tariful consular se recalculează prin raportare la aceasta.

(5) Misiunile diplomatice care au acces la informații electronice se raportează la cursul interbancar afișat de banca națională din statul acreditar sau la cursul afișat pe pagina de internet a Băncii Centrale Europene.

(6) Nota internă prevăzută la alin. (1) se afișează, în copie, în limba română și în limba oficială a statului de reședință, în incinta sălii de lucru cu publicul solicitant de servicii consulare. Pe pagina de internet a misiunii diplomatice sau a oficiului consular se face mențiune despre cursul mediu de schimb valutar aplicabil, în cuprinsul rubricii privind lista serviciilor consulare și tariful aferent.

(7) Un exemplar al notelor interne prevăzute la alin. (1) se arhivează la consulat într-un dosar separat, iar un alt exemplar se atașează la documentele financiar-contabile și se transmite periodic, împreună cu acestea, la direcția de specialitate din Centrala MAE.