NOTĂ:

Conținutul secțiunii II – Caiet de sarcini – din cadrul fiecărei documentații de atribuire va fi elaborat prin transpunerea și completarea articolelor/informațiilor structurate în conținutul secțiunii II, în concordanță cu necesitățile obiective ale autorității contractante și cu respectarea regulilor de bază precizate expres la nivelul secțiunii.

Preambul

Caietul de sarcini face parte integrantă din documentația pentru atribuirea acordului-cadru și a contractelor subsecvente și constituie ansamblul cerințelor minime și obligatorii pe baza cărora se înaintează de către fiecare ofertant propunerea tehnică și financiară.

I.OBIECTUL PROCEDURII DE ACHIZIȚIE

1. Autoritatea contractantă vizează achiziționarea serviciilor de transport aerian intern și internațional de pasageri (se va selecta după caz) (cod CPV: 60400000-2), în funcție de necesități și în limita bugetului alocat, după caz, pentru demnitarii, salariații și/sau delegații autorității contractante – clasa economic, clasa business, cu week-end și fără week-end sau altele, după caz.

2. Sub rezerva dreptului prevăzut la art. 148¹ lit. b) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările și completările ulterioare (OUG nr. 34/2006), autoritatea contractantă va încheia un acord-cadru cu toți ofertanții ale căror oferte vor fi declarate admisibile. Numărul operatorilor economici cu care se va încheia acordul-cadru va fi de cel puțin 3 operatori (numărul maxim fiind nelimitat), atribuind ulterior, prin reluarea competiției dintre operatorii economici semnatari ai acordului-cadru, contracte subsecvente de servicii de transport aerian intern și internațional de pasageri (se va selecta, după caz) pentru destinațiile/clasele/durata/condițiile deplasării stabilite de către autoritatea contractantă în etapa de reluare a competiției.

3. Atribuirea contractelor subsecvente se va realiza cu respectarea elementelor/condițiilor prevăzute în acordul-cadru, prin reluarea competiției dintre toți operatorii economici semnatari ai acordului-cadru, ori de câte ori va apărea necesitatea organizării unor deplasări în țară și/sau în străinătate (se va selecta, după caz) a personalului sau a delegaților autorității contractante. Obiectul reluării competiției îl constituie prețul serviciilor de transport aerian (bilete de avion) solicitate de către autoritatea contractantă.

4. Metodologia de lucru este cea descrisă mai jos în cuprinsul prezentului caiet de sarcini.

II.CERINȚE PRIVIND CARACTERISTICILE SERVICIILOR (CERINȚE TEHNICE)

1. Operatorii economici (ofertanții) vor asigura, cu operativitate, eficiență și în mod sustenabil din punct de vedere financiar, servicii de bună calitate, conform documentației de atribuire și conform nevoilor autorității contractante, așa cum acestea sunt menționate în invitațiile de participare la reofertare.

2. Operatorii economici se obligă să onoreze toate solicitările autorității contractante privind transportul aerian intern și internațional de pasageri (se va selecta, după caz) necesar acesteia, prin oferirea de bilete de avion conform solicitărilor din invitațiile de participare la reofertare, indiferent de destinație, clasele de călătorie comandate și numărul de persoane care efectuează deplasarea, precum și documentele solicitate în fișa de date a achiziției;

3. Biletele de avion se vor emite, de regulă, prin intermediul sistemului Asociației Internaționale de Transport Aerian (IATA), cu ajutorul sistemelor electronice de tip GDS (global distribution system – sistem computerizat de rezervări).

4. Numărul și disponibilitatea ca timp de lucru a persoanelor care își vor desfășura activitatea în calitate de salariați sau colaboratori externi ai ofertantului constituie o cerință tehnică esențială potrivit prezentei documentații, întrucât contribuie decisiv la capacitatea profesională și la operativitatea ofertantului în ceea ce privește emiterea biletelor de avion, factori care, la rândul lor, creează premisele obținerii unor prețuri avantajoase pentru cursele aeriene solicitate. În acest sens, vor fi asigurate minimum persoană(e), care își vor desfășura activitatea sub coordonarea ofertantului (salariați sau colaboratori externi) pe baza unui program mediu de ore pe săptămână.

5. Pentru serviciile de transport aerian furnizate prin contractele subsecvente care le sunt atribuite, operatorii economici vor furniza, pe cheltuiala proprie, un serviciu de asistență pentru pasageri, destinat rezolvării situațiilor de urgență, precum și oricăror alte aspecte legate de zborurile sau destinațiile respective, disponibil de ore pe zi zile pe săptămână, furnizat printr-un departament propriu al operatorului economic. Acest serviciu constituie o cerință tehnică esențială potrivit prezentei documentații.

6. Destinațiile de zboruri orientative care vor putea fi solicitate în executarea acordului-cadru sunt prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezentul caiet de sarcini.

7. Ca regulă generală, demnitarii/salariații/delegații autorității contractante efectuează deplasări prin cele mai rapide și mai economice mijloace de călătorie raportate la natura și urgența deplasării.

8. În componența unei delegații pot exista atât membri care au statut de demnitar și dreptul de a călători la clasa business, cât și personal ce nu are acest statut și călătorește la clasa economic.

9. Ca regulă, membrii unei delegații se deplasează către destinație cu aceeași aeronavă, cu excepția situațiilor în care se solicită în mod expres contrariul în cuprinsul invitației de participare la reofertare.

10. Serviciile de transport aerian ofertate (rezervarea și emiterea de bilete de avion) se vor asigura prin intermediul companiilor aeriene care au curse regulate (cu sau fără escală), iar emiterea biletelor se va realiza, de regulă, în sistemul IATĂ.

11. Autoritatea contractantă va suporta costurile privind anularea sau modificarea biletelor deja emise. În cazul anulării călătoriei, prestatorul de servicii va lua toate măsurile posibile în vederea minimizării costurilor, pentru a servi în cel mai bun mod interesele autorității contractante. În cazul în care deplasarea este anulată, autoritatea contractantă va înștiința prestatorul în legătură cu anularea biletului, de regulă, cu cel puțin 48 de ore înainte de plecare. Înștiințările de anulare a biletelor se vor comunica prin fax/e-mail, în termen de 24 de ore de la data anulării.

12. La solicitarea expresă a autorității contractante, se vor transmite informații cu privire la legăturile aeriene și terestre (dacă este cazul) din țara de destinație (cale ferată/auto), astfel ca persoanele să ajungă la locul și data solicitată.

13. În scopul evaluării serviciilor de transport aerian de călători realizate pe durata de valabilitate a contractelor subsecvente, la cererea expresă a autorității contractante, se vor furniza rapoarte și rezumate lunare, detaliate, inclusiv în format electronic, cu privire la totalitatea prestațiilor (tranzacțiilor) efectuate pe destinații, tarife oficiale și speciale aplicate, modalități de transport.

14. Reprezentanților autorităților contractante li se vor prezenta obligatoriu documentele prestatorilor de servicii care conțin informații financiare detaliate (AGENT COUPON, factură IATA – BSP etc.), în scopul verificării corectitudinii modului de derulare a contractelor. Autoritatea contractantă va proceda la verificarea documentelor prezentate și ulterior verificării va achita contravaloarea serviciilor prestate.

III.INFORMAȚII PRIVIND PROPUNERILE FINANCIARE, MODUL DE PREZENTARE A ACESTORA ȘI CRITERIUL DE ATRIBUIRE

1. Autoritatea contractantă va încheia acordul-cadru cu toți ofertanții care înaintează oferte declarate admisibile. Sub rezerva dreptului prevăzut la art. 148¹ lit. b) din OUG nr. 34/2006, numărul minim al operatorilor economici cu care se încheie acordul-cadru este de 3 (trei), numărul maxim fiind nelimitat.

2. Prin ofertele financiare, operatorii economici își vor asuma un tarif de serviciu (TS) maxim care va fi practicat în relația cu autoritatea contractantă, pe parcursul derulării acordului-cadru. TS-ul maxim nu va putea fi depășit în nicio situație, pe toată durata acordului-cadru. Tariful de serviciu constituie un element care poate fi îmbunătățit în procesul de reofertare pentru atribuirea contractului subsecvent, celelalte elemente/condiții stabilite inițial în acordul-cadru nefiind acceptate a suferi modificări.

3. Prin tariful de serviciu (TS) ofertat în etapa de atribuire a acordului-cadru se înțelege valoarea maximă a comisionului pentru prestațiile de servicii (rezervare și emitere de bilete de avion), pe care operatorul economic îl va putea percepe pe întreaga durată a acordului-cadru.

4. În oferta financiară, operatorii economici vor prezenta valoarea maximă în suma absolută (nu în procente), în euro, a tarifului de serviciu (TS) ce va fi percepută pentru fiecare bilet/document justificativ emis pe durata acordului-cadru.

5. În scopul respectării principiului transparenței și tratamentului egal al tuturor ofertanților, cuantumul tarifului de serviciu (TS) este menit să acopere cheltuielile pe care operatorii economici le efectuează cu prilejul prestării serviciilor în cauză. Astfel, tariful de serviciu trebuie să fie apt a susține prin sine însuși, din punct de vedere economic, activitatea operatorilor economici legată de executarea acordului-cadru și a contractelor subsecvente.

6. La reluarea competiției, va fi aplicat criteriul de atribuire cel mai mic preț pentru serviciile de transport aerian solicitate, iar dacă se solicită mai multe bilete de avion prin aceeași invitație de participare la reofertare, criteriul va fi cel mai mic preț total aferent tuturor biletelor de avion solicitate. Acest preț va include toate costurile pe care autoritatea contractantă urmează să le plătească, respectiv prețul efectiv de achiziție a biletului plătit către compania aeriană, taxele de zbor aferente și tariful de serviciu (TS) perceput de către operatorul economic. Nu intră în calculul acestui preț eventualele taxe de modificare/anulare a biletului, care sunt în sarcina autorității contractante.

7. Prețul biletului de avion care va fi ofertat de fiecare operator economic la reluarea competiției va fi exprimat atât ca sumă globală, cât și pe componente, urmând a fi selectată oferta cu prețul cel mai scăzut, care îndeplinește toate celelalte cerințe stabilite potrivit prezentului caiet de sarcini.

Prețul serviciilor de transport aerian = prețul efectiv de achiziție a biletului plătit către compania aeriană (calculat fără taxele de zbor aferente sau TS) + valoarea taxelor de zbor aferente + valoarea TS (nu va putea depăși valoarea maximă a TS ofertată de operatorul economic la încheierea acordului-cadru). Nu intră în calculul prețului biletului taxele de modificare/anulare a biletului.

8. La reluarea competiției, valoarea maximă a TS ofertată la momentul elaborării propunerilor financiare pentru încheierea acordului-cadru va putea fi îmbunătățită în sensul diminuării acesteia. Ofertele care prezintă un tarif de serviciu (TS) mai mare decât valoarea maximă ofertată la încheierea acordului-cadru nu vor fi luate în considerare.

Exemplu ipotetic de lucru: în condițiile în care pentru ruta „X“ prețul efectiv de achiziție a biletului plătit către compania aeriană este de 450 euro, taxele de zbor aferente sunt de 75 euro, iar valoarea maximă a TS ofertată de operatorul economic este de 25 euro, prețul biletului se va calcula după cum urmează:

PREȚ_BILET = 450 + 75 + 25 = 550 euro

În cazul în care operatorul economic decide să își îmbunătățească tariful de serviciu ofertat inițial la încheierea acordului-cadru, cu o valoare al cărui cuantum este diminuat cu 5 euro, prețul biletului se va calcula după cum urmează:

PREȚ_BILET = 450 + 75 + (25 - 5) = 450 + 75 + 20 = 545 euro

9. Toate biletele de avion menționate în aceeași invitație de participare la reofertare vor face obiectul unui singur contract subsecvent încheiat de autoritatea contractantă, urmând ca, dacă este cazul, oferta câștigătoare să se stabilească prin aplicarea criteriului de atribuire a celui mai mic preț total pentru toate biletele solicitate (rezultat din însumarea prețurilor pentru fiecare dintre biletele menționate în aceeași invitație).

IV.METODOLOGIA DE LUCRU

1. În urma aplicării procedurii de atribuire, autoritatea contractantă va încheia un acord-cadru de prestare a serviciilor de transport aerian intern și/sau internațional de pasageri (se va selecta, după caz) cu toți operatorii economici ale căror oferte au fost declarate admisibile. Sub rezerva dreptului prevăzut la art. 148¹ lit. b) din OUG nr. 34/2006, numărul minim al operatorilor economici cu care se încheie acordul-cadru este de 3 (trei); numărul maxim: nelimitat.

2. Acordul-cadru va fi încheiat pe o perioadă de .......... luni/ani.

3. Criteriul de atribuire care urmează să se aplice pentru atribuirea contractelor subsecvente este cel mai mic preț al serviciilor de transport aerian solicitate (TS + taxe zbor + preț bilet); dacă se solicită mai multe bilete de avion prin aceeași invitație de participare la reofertare, criteriul va fi cel mai mic preț total aferent tuturor biletelor de avion solicitate.

4. Autoritatea contractantă va relua competiția dintre semnatarii acordului-cadru, prin transmiterea către operatorii economici a unei invitații de participare la procedura de atribuire a contractelor subsecvente, privind deplasările interne și/sau internaționale, ori de câte ori va apărea necesitatea organizării unor deplasări în țară și/sau în străinătate a personalului sau a delegaților instituției.

5. Invitațiile de participare la reofertare, precum și toate comunicările legate de atribuirea și/sau executarea contractelor subsecvente vor fi realizate de către autoritatea contractantă prin intermediul unei adrese de e-mail dedicate exclusiv acestor operațiuni. Această adresă va fi menționată în cuprinsul acordului-cadru.

6. Invitația de participare la procedura de atribuire a contractelor subsecvente va fi comunicată obligatoriu printr-un singur e-mail transmis simultan către toți operatorii economici semnatari ai acordului-cadru prin intermediul adresei de poștă electronică menționate, cu cel puțin 3 zile lucrătoare înainte de data deplasării. Pentru deplasări neprevăzute, impuse de desfășurarea evenimentelor pe plan intern și internațional, solicitarea se va transmite cu minimum 24 de ore înainte de data deplasării sau, în situații deosebite, în aceeași zi. Comunicarea invitației de participare la reofertare prin alt mijloc decât poșta electronică sau în alt mod decât prin același mesaj transmis simultan către toți operatorii economici atrage invalidarea acțiunii de reluare a competiției în vederea atribuirii respectivului contract subsecvent.

7. Operatorii economici vor transmite până la data și ora-limită menționate în invitația de participare, prin e-mail la adresa dedicată acestei proceduri, oferta subsecventă în care se vor menționa numele și detaliile pentru fiecare pasager în parte, prețul biletului solicitat, defalcat pe componente (TS, taxe, preț bilet), pentru varianta de deplasare care corespunde cerințelor specificate în invitația de participare, precum și taxele de modificare/anulare. La ofertă vor fi anexate detaliile electronice privind biletul ofertat și termenul-limită de emitere a acestuia. Toate ofertele vor fi însoțite în mod obligatoriu de istoricul rezervării/rezervărilor, aceasta fiind o condiție de validitate a ofertei.

8.Istoricul rezervării este documentul electronic generat de GDS (global distribution system – sistem computerizat de rezervări) care conține informații privind momentul generării rezervării și toți pașii necesari efectuării rezervării cu date și ore.

9. Pentru asigurarea respectării principiilor transparenței și egalității de tratament față de ofertanți, toate ofertele trebuie să fie însoțite de istoricul rezervării, în caz contrar oferta nefiind luată în considerare. Toate operațiunile aferente emiterii/rezervării biletelor de avion trebuie să fie ulterioare recepționării de către operatorul economic a invitației de participare, comunicate prin e-mail.

10. Adresa de e-mail dedicată și mesajele conținând ofertele participanților nu vor fi accesate de către nicio persoană decât după expirarea termenului-limită menționat în invitația de participare la reofertare.

11. La data și ora stabilite în invitația de participare, autoritatea contractantă va proceda la deschiderea ofertelor, prin accesarea adresei de e-mail dedicate. Ofertele care nu respectă cerințele invitației de participare și, respectiv, ale caietului de sarcini nu vor fi luate în considerare. Stabilirea ofertei câștigătoare în urma reluării competiției se va face pe baza criteriului de atribuire prețul cel mai scăzut. În cazul în care, în cadrul procedurii de atribuire a contractelor subsecvente, 2 sau mai mulți ofertanți prezintă o propunere financiară de aceeași valoare, autoritatea contractantă va solicita acestora o nouă propunere financiară, urmând ca ulterior contractul subsecvent să fie atribuit ofertantului care a transmis cea mai bună ofertă, respectiv cel mai scăzut preț al serviciilor de transport aerian (calculat ca Σ preț bilet + valoarea taxelor de zbor aferent + TS). Istoricul rezervării va însoți în mod obligatoriu și propunerea financiară aferentă etapei de reofertare, ca o condiție de validitate a acesteia.

12. Toate biletele de avion menționate în aceeași invitație de participare la reofertare vor face obiectul unui singur contract subsecvent încheiat de autoritatea contractantă, urmând ca, dacă este cazul, oferta câștigătoare să se stabilească prin aplicarea criteriului de atribuire a celui mai mic preț total pentru toate biletele solicitate (rezultat din însumarea prețurilor pentru fiecare dintre biletele menționate în aceeași invitație).

13. Rezultatul procedurii va fi comunicat simultan tuturor participanților la procedură. Invitația de participare la reofertare împreună cu oferta subsecventă declarată câștigătoare și cu comunicarea rezultatului procedurii constituie contractul subsecvent valabil încheiat între părți. Astfel, înscrisurile doveditoare ale contractului subsecvent vor fi:

(i) invitația de participare la reofertare;

(ii) oferta subsecventă declarată câștigătoare;

(iii) comunicarea rezultatului procedurii de atribuire a contractului subsecvent.

Părțile nu vor semna vreun alt înscris, ci încheierea acordului subsecvent va fi dovedită prin cele 3 documente anterior menționate. Momentul încheierii contractului subsecvent este cel al recepționării de către ofertantul declarat câștigător a comenzii ferme a achizitorului.

14. În urma încheierii contractului subsecvent, în condițiile punctului precedent, prestatorul va emite biletele de transport aerian de pasageri și le va transmite autorității contractante, de regulă cel mai târziu cu 24 de ore înainte de ora plecării, în format electronic, la adresa de e-mail dedicată. Acest termen se va reduce, după caz, în situațiile urgente.

15. Plata serviciilor prestate se efectuează în RON, în perioada 24–31 a fiecărei luni pentru luna precedentă, potrivit art. 36 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2009 cu privire la rectificarea bugetară pe anul 2009 și reglementarea unor măsuri financiar-fiscale, aprobată prin Legea nr. 227/2009, cu modificările și completările ulterioare, prin virament bancar în contul prestatorului.