1. Completarea registrelor-manuale se face în ordinea coloanelor și a rubricilor, astfel:
a) la rubrica „Nr. de înmatriculare“ și „Serie certificat“ se înscriu codul județului, urmat de numărul atribuit la înmatriculare, anul și data efectuării înmatriculării, precum și seria imprimată pe certificatul de înmatriculare;
b) la rubrica „Firma“ se înscriu, după caz, numele comerciantului sub care exercită comerțul și sub care semnează sau denumirea persoanei juridice (societate comercială, regie autonomă, organizație cooperatistă). În situația în care intervin schimbări în denumire, acestea se înscriu, în mod corespunzător, în ordine cronologică, la rubrica „Modificări în denumire“;
c) în coloana „Nr. și data intrării cererii“, se înscriu numărul și data înregistrării cererii în registrul unic de intrare-ieșire al Oficiului Registrului comerțului;
d) în coloana „Obiectul cererii“ se înscrie „înmatriculare“ ori „înscriere mențiune“, urmată de natura modificării intervenite (de exemplu: completare obiect de activitate, majorare capital social, cesiune părți sociale) sau, după caz, alte cereri urmate de natura solicitării (de exemplu: radiere înmatriculare/mențiune“ sau, după caz, „depunere prospect“, „depunere hotărâre a adunării generale“ etc.);
e) în coloana „Data înregistrării operațiunii în Registrul comerțului“ se va înscrie, după caz: data efectuării înmatriculării sau a mențiunii. Data înmatriculării este data atribuirii numărului de înmatriculare. Data înregistrării mențiunii este data înscrierii ei în Registrul comerțului;
f) în coloana „Sediul“ se înscrie adresa, cu toate datele acesteia;
g) în coloana „Administratori/manageri, reprezentanți, împuterniciți, lichidatori“, din registrul comercianți persoane juridice, se înscriu numele și prenumele tuturor persoanelor care au una din aceste calități;
h) în coloana „Specimen de semnătură“, persoanele care au obligația să depună semnătura în Registrul comerțului vor semna în dreptul numelui lor sau, în absența persoanelor menționate, se înscriu numărul și data legalizării semnăturii de către notariat, cu indicarea acestuia (art. 13 alin. 3 și 4 și art. 19 alin. 1 din L.R.C.);
i) în coloana „Certificarea semnăturii și data“ va semna judecătorul delegat sau conducătorul Oficiului Registrului comerțului ori înlocuitorul său, menționându-se și data certificării specimenului de semnătură.
2. Pentru fiecare comerciant persoană juridică se rezervă o filă în raport cu mărimea registrului, în cazul an care aceasta nu este suficientă, mențiunile se vor înscrie pe o altă filă, indicându-se fila sau, după caz, volumul și fila, unde se continuă și de unde continuă înregistrarea.
3. Referentul Oficiului Registrului comerțului va completa registrul în mod citeț și cu toată atenția. În cazul unei erori materiale, textul eronat se barează cu cerneală, scriindu-se deasupra textul corect, care corespunde exact celui din cerere. Rectificarea se semnează de referentul Oficiului Registrului comerțului.
4. La fiecare înregistrare referentul Oficiului Registrului comerțului certifică, sub semnătură, conformitatea datelor înscrise cu cererea și actele doveditoare, punând și data, după care trage o linie orizontală paralelă cu baza registrului, pe întreaga filă.
5. Mențiunile care se fac ulterior înmatriculării se înscriu, după caz, în ordine cronologică sau în ordinea solicitării lor, procedându-se conform alin. 3.
6. Radierea unei înmatriculări sau mențiuni în Registrul comerțului se operează prin tragerea a două diagonale cu cerneală roșie pe fila registrului, indicându-se cauza, baza și data radierii.