Mai vechea Metodologie 1/1997 a fost abrogata de HG 64/2011 pentru aprobarea Metodologiei cu privire la aplicarea unitara a dispozitiilor in materie.
Prezentam partial HG 64/2011 asa cum poate fi vizualizata aceasta in Biblioteca Juridica online Legalis 2.0:
HOTĂRÂRE Nr. 64/2011
pentru aprobarea Metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă
M.Of. nr. 151 din 2.3.2011
În temeiul art. 108 din Constituţia României, republicată, al art. III din Legea nr. 117/2006 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă,
ţinând seama de dispoziţiile cap. IV „Desfacerea căsătoriei“ din Legea nr. 4/1953 – Codul familiei, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,
Guvernul României adoptă prezenta hotărâre.
Art. 1
Se aprobă Metodologia cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă, prevăzută în anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre.
Art. 2
Materialele consumabile pretipărite, achiziţionate anterior datei intrării în vigoare a prezentei hotărâri, se utilizează până la consumarea stocurilor.
Art. 3
La data intrării în vigoare a prezentei hotărâri se abrogă Metodologia Departamentului pentru Administraţie Publică Locală şi a Ministerului de Interne nr. 1 pentru aplicarea unitară a dispoziţiilor Legii nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 318 bis din 19 noiembrie 1997.
PRIM-MINISTRU
EMIL BOC
Contrasemnează:
Ministrul administraţiei şi internelor,
Constantin-Traian Igaş
Ministrul apărării naţionale,
Gabriel Oprea
Ministrul afacerilor externe,
Teodor Baconschi
Ministrul sănătăţii,
Cseke Attila
Ministrul muncii, familiei şi protecţiei sociale,
Ioan Nelu Botiş
ANEXĂ
METODOLOGIE
cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă
CAPITOLUL I
Exercitarea atribuţiilor de stare civilă
Art. 1
Atribuţiile de stare civilă se îndeplinesc de consiliile judeţene/Consiliul General al Municipiului Bucureşti şi de personalul desemnat din cadrul acestora, de serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor, în unităţile administrativ-teritoriale unde acestea sunt constituite, precum şi de ofiţerii de stare civilă din cadrul primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale, în care nu funcţionează servicii publice comunitare de evidenţă a persoanelor, de către primari sau de funcţionari anume desemnaţi de aceştia cu competenţe în acest domeniu, de către şefii misiunilor diplomatice şi ai oficiilor consulare de carieră ale României, respectiv de agenţii diplomatici care îndeplinesc funcţii consulare ori de unii dintre funcţionarii consulari, de către comandanţii de nave şi aeronave aflate în afara teritoriului naţional şi de către ofiţerii de stare civilă militari, desemnaţi prin ordin al ministrului apărării naţionale sau, după caz, al ministrului administraţiei şi internelor, în caz de mobilizare, război, participare la misiuni de apărare colectivă, în sprijinul păcii, de asistenţă umanitară sau tip coaliţie.
Art. 2
(1) Competenţa ofiţerului de stare civilă este materială şi teritorială.
(2) Ofiţerul de stare civilă îşi exercită atribuţiile numai în limita unităţii administrativ-teritoriale, determinată prin lege, ori a spaţiului geografic de competenţă a misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare de carieră ale României în străinătate, a navei ori a aeronavei aflate în afara apelor teritoriale şi, respectiv, a spaţiului aerian al României, în cazul comandanţilor de nave şi aeronave, a bazelor militare, în cazul ofiţerilor de stare civilă militari.
Art. 3
(1) Ofiţerii de stare civilă delegaţi din cadrul serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor, denumite în continuare S.P.C.L.E.P., în unităţile administrativteritoriale unde acestea sunt constituite, precum şi cei din cadrul primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P. sunt obligaţi să întocmească, în condiţiile prevăzute de lege, actele de stare civilă pentru cetăţenii români sau pentru persoanele fără cetăţenie şi să înregistreze, la cerere, actele sau faptele de stare civilă ale cetăţenilor străini care au domiciliul sau se află temporar pe teritoriul României, în aceleaşi condiţii ca şi pentru cetăţenii români.
(2) Înscrierea menţiunilor pe actele de stare civilă se face din oficiu sau la cerere, în condiţiile prevăzute de prezenta metodologie.
Art. 4
(1) Comandanţii de nave şi aeronave înregistrează în jurnalul de bord şi, respectiv, în carnetul de drum naşterile şi decesele ce se produc la bordul acestor mijloace de transport aflate în afara teritoriului României.
(2) La bordul navei aflate în afara apelor teritoriale, căsătoria se poate încheia numai între cetăţeni români, pe baza paşaportului eliberat de autorităţile competente ale statului român, a certificatului medical prenupţial întocmit de medicul navei sau de un alt medic competent, precum şi a declaraţiei viitorilor soţi.
(3) În caz de mobilizare, război ori participare la misiuni de apărare colectivă, în sprijinul păcii, de asistenţă umanitară sau tip coaliţie, actele şi faptele de stare civilă ale militarilor şi personalului civil din unităţile forţelor armate se înregistrează de ofiţerii anume desemnaţi prin ordin al ministrului apărării naţionale sau, după caz, al ministrului administraţiei şi internelor.
(4) Înregistrările trebuie să cuprindă toate datele necesare întocmirii actelor de stare civilă.
Art. 5
Misiunile diplomatice şi oficiile consulare de carieră ale României înregistrează actele şi faptele de stare civilă privind cetăţenii români produse în străinătate şi eliberează certificate de stare civilă, în condiţiile prevăzute de prezenta metodologie.
Art. 6
(1) Ministerul Administraţiei şi Internelor, prin Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, denumită în continuare D.E.P.A.B.D., coordonează şi controlează metodologic, în condiţiile legii, activitatea de stare civilă desfăşurată de personalul cu atribuţii de stare civilă din cadrul serviciilor publice comunitare locale şi judeţene de evidenţă a persoanelor, respectiv al municipiului Bucureşti, precum şi de ofiţerii de stare civilă din cadrul primăriilor.
(2) D.E.P.A.B.D. asigură tipărirea registrelor de stare civilă, a certificatelor de stare civilă şi a extraselor pentru uz extern, în vederea transmiterii de menţiuni în străinătate.
(3) Certificatele de naştere, de căsătorie şi de deces sunt confecţionate din hârtie specială, având în filigran litera „R“, încadrată într-un caroiaj. Certificatele de stare civilă se realizează cu o tentă de culoare albastră – pentru cele de naştere, roz – pentru cele de căsătorie şi cenuşiu – pentru cele de deces. Culoarea aplicată materialului de bază trebuie să fie repartizată uniform în toată profunzimea acestuia, astfel încât răzuirea fină a unei suprafeţe să nu ducă la dispariţia tentei culorii de fabricaţie. Alte elemente de siguranţă se stabilesc de către D.E.P.A.B.D..
(4) Cerneala folosită la pretipărirea rubricilor din certificatele de stare civilă, precum şi materialele folosite la imprimarea culorii de fond a acestor documente trebuie să asigure rezistenţa la uzură fizică.
(5) Certificatele de stare civilă au tipărite la mijloc stema României şi sunt legate în carnete a 25 de file. Fiecare certificat de stare civilă este înseriat; seria este formată din două litere şi 6 cifre şi este tipărită la mijloc, sub titlul care defineşte certificatul.
(6) Documentele prevăzute la alin. (3) se distribuie, contra cost, serviciilor publice comunitare judeţene de evidenţă a persoanelor, denumite în continuare S.P.C.J.E.P.
Art. 7
Prefecţii verifică, în condiţiile legii, legalitatea actelor adoptate de autorităţile administraţiei publice locale, în legătură cu realizarea atribuţiilor de stare civilă privind actele şi faptele de stare civilă.
Art. 8
Prelucrarea datelor cu caracter personal în exercitarea atribuţiilor de stare civilă se face cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare. Beneficiarii acestora, alţii decât persoanele vizate, sunt obligaţi să utilizeze datele numai pentru destinaţia stabilită şi să asigure protecţia acestora, în condiţiile legii.
Art. 9
(1) Preşedintele consiliului judeţean şi primarul general al municipiului Bucureşti, prin structura de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P., respectiv prin structura de stare civilă a Direcţiei Generale de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bucureşti, denumită în continuare D.G.E.P.M. Bucureşti – D.S.C., organizează îndrumarea şi controlul metodologic al activităţii de stare civilă realizată de personalul cu atribuţii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum şi de ofiţerii de stare civilă din cadrul primăriilor, exercitând în acest sens următoarele atribuţii:
a) organizează instruirile de pregătire profesională a personalului cu atribuţii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum şi a ofiţerilor de stare civilă din cadrul primăriilor de pe raza judeţelor/municipiului Bucureşti;
b) întocmeşte, la începutul fiecărui an, programul de desfăşurare a instructajelor; data şi locul desfăşurării acestora se comunică D.E.P.A.B.D., precum şi Direcţiei Generale pentru Relaţia cu Comunităţile Locale din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor;
c) analizează lunar/semestrial activităţile desfăşurate de personalul cu atribuţii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum şi de ofiţerii de stare civilă din cadrul primăriilor;
d) participă la întocmirea materialelor de analiză, a testelor şi aplicaţiilor practice;
e) ţine evidenţa şi arhivează registrele de stare civilă – exemplarul II, depuse de către S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de primăriile competente care au în păstrare exemplarul I;
f) întocmeşte necesarul de registre şi de certificate de stare civilă, precum şi de cerneală specială, pentru anul următor, pe care îl comunică, anual, D.E.P.A.B.D.;
g) asigură tipărirea formularelor auxiliare şi distribuirea acestora, precum şi distribuirea celor prevăzute la lit. f) S.P.C.L.E.P. şi primăriilor din judeţ, contra cost;
h) desemnează un reprezentant care să participe la concursurile pentru încadrarea personalului de specialitate în domeniul stării civile din cadrul S.P.C.L.E.P. şi al primăriilor şi asigură instruirea persoanelor cărora urmează a li se delega exercitarea atribuţiilor de stare civilă, conform prevederilor art. 3 alin. (3) din Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, republicată, cu modificările ulterioare;
i) asigură spaţiile şi amenajările corespunzătoare pentru conservarea şi păstrarea în condiţii optime şi de securitate a documentelor şi imprimatelor de stare civilă pe care le au în păstrare;
j) asigură prezenţa unui reprezentant la predarea-preluarea gestiunii de stare civilă, la schimbarea din funcţie a personalului cu atribuţii de stare civilă sau când, din diferite motive, acesta trebuie înlocuit pe o perioadă mai mare de 30 de zile;
k) primesc anual de la D.E.P.A.B.D. şi distribuie S.P.C.L.E.P. şi primăriilor listele cu coduri numerice personale precalculate; în cazul epuizării acestora, pentru anul în curs, solicită alocarea unor secvenţe suplimentare, de la structura judeţeană a D.E.P.A.B.D.
(2) Preşedintele consiliului judeţean şi primarul general al municipiului Bucureşti, prin structura de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P., respectiv D.G.E.P.M. Bucureşti – D.S.C., realizează cel puţin o dată pe an activităţi de control asupra tuturor înregistrărilor de stare civilă din cadrul primăriilor sau S.P.C.L.E.P., pe baza graficului întocmit de S.P.C.J.E.P. sau, după caz, de D.G.E.P.M. Bucureşti – D.S.C., exercitând în acest sens următoarele atribuţii:
a) verifică realizarea sarcinilor din procesele-verbale de control anterioare, modul de eliberare şi gestiunea certificatelor de stare civilă, înscrierea menţiunilor şi efectuarea comunicărilor prevăzute de prezenta metodologie, atribuirea, gestionarea şi înscrierea codurilor numerice personale;
b) verifică respectarea transmiterii în termen a comunicărilor nominale prevăzute la art. 11 lit. e);
c) sesizează inspectoratul judeţean de poliţie, respectiv Direcţia Generală de Poliţie a Municipiului Bucureşti, precum şi D.E.P.A.B.D. cu privire la documentele de stare civilă cu regim special pierdute ori furate şi efectuează verificarea administrativă, de fond, a gestiunii certificatelor de stare civilă, în cazul dispariţiei în alb a unor astfel de documente de la primării;
d) participă la verificările ce se efectuează în situaţiile prevăzute la lit. c), în vederea stabilirii împrejurărilor în care a avut loc sustragerea;
e) propun consiliului local sau primarului măsurile administrative ce se impun;
f) asigură respectarea normelor privind protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispun măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate;
g) transmit lunar, până la data de 5 a lunii următoare, la D.E.P.A.B.D. situaţia indicatorilor specifici, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 7;
h) transmit semestrial la D.E.P.A.B.D. situaţia căsătoriilor mixte;
i) transmit semestrial la D.E.P.A.B.D. sinteza activităţii pe linie de stare civilă.
(3) Constatările rezultate în urma controlului şi măsurile necesare pentru îndreptarea unor erori se consemnează într-un proces-verbal, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 8, într-un registru special de control pe linie de stare civilă.
(4) Structurile prevăzute la alin. (1) au atribuţii privind:
a) constituirea fondului arhivistic prin evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea tuturor documentelor rezultate din activitatea curentă, conform dispoziţiilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare;
b) efectuarea menţiunilor în actele de stare civilă – exemplarul II, conform comunicărilor privind înregistrarea actelor şi faptelor de stare civilă; în lipsa comunicărilor privind modificările intervenite ulterior, în statutul civil menţiunile se operează în baza informaţiilor coroborate din arhivele proprii;
c) verificarea şi păstrarea dosarelor de schimbare a numelui pe cale administrativă şi formularea propunerilor de admitere sau respingere a cererii, pentru a fi înaintate preşedintelui consiliului judeţean, respectiv primarului general al municipiului Bucureşti;
d) analizarea cererilor pentru acordarea dispensei de grad de rudenie şi formularea propunerilor întemeiate pentru a fi înaintate preşedintelui consiliului judeţean/primarului general al municipiului Bucureşti, în vederea emiterii dispoziţiei de aprobare sau respingere;
e) eliberarea, în mod gratuit, a extraselor pentru uz oficial de pe actele de naştere, de căsătorie şi de deces ce le au în păstrare, la cererea autorităţilor publice prevăzute la art. 27 alin. (1), în condiţiile prevăzute de lege, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificările şi completările ulterioare;
f) avizarea referatelor întocmite de către S.P.C.L.E.P., prin structura de stare civilă sau, în localităţile în care acestea nu sunt constituite, de ofiţerul de stare civilă din cadrul primăriei, în cazul cererilor de transcriere, rectificare, reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă;
g) asigurarea colaborării şi a schimbului permanent de informaţii cu structurile similare din ţară, precum şi cu organele de poliţie, pentru clarificarea situaţiei persoanelor/cadavrelor cu identitate necunoscută;
h) solicitarea şi atribuirea de coduri numerice personale pentru toate persoanele născute anterior anului 1980, prin Biroul Judeţean de Administrare a Bazelor de Date privind Evidenţa Persoanelor, denumit în continuare B.J.A.B.D.E.P., respectiv Serviciul de Administrare a Bazelor de Date privind Evidenţa Persoanelor al Municipiului Bucureşti, în cazul persoanelor ale căror certificate de stare civilă sunt transcrise;
i) eliminarea certificatelor de stare civilă retrase şi a celor anulate la completare de S.P.C.L.E.P. şi primăriile de pe raza de competenţă, precum şi a cotoarelor de certificate, la un an de la data eliberării ultimului certificat; eliminarea se efectuează de către Comisia de selecţionare, pe bază de proces-verbal.
Art. 10
Ofiţerii de stare civilă delegaţi au următoarele atribuţii:
a) întocmesc, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces, în dublu exemplar, şi eliberează persoanelor fizice îndreptăţite certificate doveditoare privind actele şi faptele de stare civilă înregistrate;
b) înscriu menţiuni pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimit comunicări de menţiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă – exemplarul I sau, după caz, exemplarul II, în condiţiile prezentei metodologii;
c) eliberează gratuit, la cererea autorităţilor publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum şi fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi ale Legii nr. 677/2001, cu modificările şi completările ulterioare;
d) eliberează, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 9; dovezile cuprind, după caz, precizări referitoare la menţiunile existente pe marginea actului de stare civilă;
e) trimit structurilor de evidenţă a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P., la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, în termen de 10 zile de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificărilor intervenite în statutul civil, comunicări nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al cetăţenilor români; actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut act de identitate se trimit la structura de evidenţă a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P. de ultimul loc de domiciliu;
f) trimit centrelor militare, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidenţă militară aflat asupra cetăţenilor incorporabili sau recruţilor, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 10;
g) trimit structurilor de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, până la data de 5 a lunii următoare, certificatele anulate la completare;
h) întocmesc buletine statistice de naştere, de căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institutului Naţional de Statistică, pe care le trimit, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, la Direcţia Judeţeană de Statistică sau a municipiului Bucureşti;
i) dispun măsurile necesare păstrării registrelor şi certificatelor de stare civilă în condiţii care să asigure evitarea deteriorării sau a dispariţiei acestora şi asigură spaţiul necesar destinat desfăşurării activităţii de stare civilă;
j) atribuie codurile numerice personale, denumite în continuare C.N.P., din listele de coduri precalculate, pe care le păstrează şi le arhivează în condiţii de deplină securitate;
k) propun necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul următor, şi îl comunică anual structurii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P.;
l) reconstituie registrele de stare civilă pierdute ori distruse – parţial sau total –, prin copierea textului din exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise prin semnare şi aplicarea sigiliului şi parafei;
m) primesc cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă şi documentele prezentate în motivare, pentru a fi transmise, spre verificare, S.P.C.L.E.P. la care este arondată unitatea administrativ-teritorială;
n) primesc cererile de înscriere de menţiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei, determinate de divorţ, adopţie, schimbare de nume şi/sau prenume, precum şi documentele ce susţin cererile respective, pe care le înaintează D.E.P.A.B.D., în vederea avizării înscrierii menţiunilor corespunzătoare sau, după caz, a emiterii aprobării;
o) primesc cererile de transcriere a certificatelor şi extraselor de stare civilă procurate din străinătate, însoţite de actele ce le susţin, întocmesc referatul cu propunere de aprobare sau respingere a cererii de transcriere pe care îl înaintează, împreună cu întreaga documentaţie, în vederea avizării prealabile de către S.P.C.J.E.P. în coordonarea cărora se află;
p) primesc cererile de rectificare a actelor de stare civilă şi efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau a menţiunilor înscrise pe acestea, întocmesc documentaţia şi referatul cu propunere de aprobare sau respingere şi le înaintează S.P.C.J.E.P., pentru aviz prealabil, în vederea emiterii dispoziţiei de aprobare/respingere de rectificare de către primarul unităţii administrativ-teritoriale competente;
q) primesc cererile de reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, întocmesc documentaţia şi referatul prin care se propune primarului unităţii administrativ-teritoriale emiterea dispoziţiei de aprobare sau respingere, cu avizul prealabil al S.P.C.J.E.P.;
r) înaintează S.P.C.J.E.P. exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data când toate filele din registru au fost completate, după ce au fost operate toate menţiunile din registrul de stare civilă – exemplarul I;
s) sesizează imediat S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M. Bucureşti – D.S.C., în cazul pierderii sau furtului unor documente de stare civilă cu regim special.