Norme metodologice privind sistemul de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naționale

Prezentele norme metodologice, denumite în continuare norme, asigură condițiile necesare implementării și dezvoltării sistemului de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naționale, denumit în continuare minister.

Sintagma „control intern/managerial” este utilizată în înțelesul definit de art. 2 lit. d) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

(1) În minister se urmărește atingerea obiectivelor și a cerințelor controlului intern/managerial prevăzute la art. 3 și art. 4 alin. (2) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

(2) Sistemul de control intern/managerial în minister se organizează astfel încât să asigure realizarea următoarelor trei categorii de obiective permanente:

a) eficacitatea și eficiența funcționării;

b) fiabilitatea informațiilor interne și externe;

c) conformitatea cu legile, regulamentele și politicile interne.

(3) Controlul intern/managerial se organizează în cadrul ministerului pe baza următoarelor principii:

a) principiul legalității – respectarea prevederilor Constituției și ale actelor normative în vigoare;

b) principiul adaptabilității – adaptarea la dimensiunea, complexitatea, mediul specific și misiunile structurilor Armatei României;

c) principiul integralității – aplicarea la toate nivelurile de conducere și cuprinderea tuturor activităților/acțiunilor acestora;

d) principiul uniformității – utilizarea acelorași instrumente de control intern/managerial în toate structurile Armatei României;

e) principiul finalității – asigurarea îndeplinirii obiectivelor stabilite;

f) principiul eficienței – obținerea celor mai bune rezultate cu resursele avute la dispoziție;

g) principiul eficacității – îndeplinirea obiectivelor planificate pentru fiecare dintre activități și raportul dintre efectul proiectat și rezultatul efectiv al activității respective;

h) principiul economicității – minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activități, cu menținerea calității corespunzătoare a acestor rezultate.

În sensul prezentelor norme, definițiile unor termeni și expresii utilizate sunt prevăzute în anexa nr. 1.

În minister se constituie și funcționează, în funcție de nivelul ierarhic, următoarele structuri și comisii:

a) la nivelul ministerului, structura de specialitate din cadrul Secretariatului general;

b) la nivelul structurilor ministerului ai căror comandanți/șefi au calitatea de ordonatori de credite, comisii cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a implementării și dezvoltării sistemelor proprii de control intern/managerial, denumite în continuare comisii.

Secretariatul general, prin structura de specialitate, are următoarele atribuții:

a) monitorizează, coordonează și îndrumă metodologic structurile ministerului în domeniul controlului intern/managerial pentru atingerea obiectivelor, menținerea riscurilor/ vulnerabilităților în limitele acceptabile, luarea deciziilor adecvate de exploatare a oportunităților și îmbunătățirea globală a performanțelor;

b) elaborează raportările și informările/situațiile centralizatoare prevăzute de legislația în domeniu;

c) elaborează, actualizează și supune anual spre aprobare ministrului apărării naționale Registrul de riscuri al Ministerului Apărării Naționale, potrivit procedurii de sistem adoptate de Secretariatul general;

d) elaborează raportul de informare privind analiza riscurilor;

e) elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al Ministerului Apărării Naționale și îl supune spre aprobare ministrului apărării naționale;

f) monitorizează sistemul de pregătire profesională a personalului din cadrul ministerului în domeniul controlului intern/managerial.

Comisiile de la nivelul structurilor ministerului se înscriu în ordinul de zi pe unitate și se constituie din:

a) președinte – locțiitorul comandantului/șefului structurii sau șeful de stat major/similar al structurii, după caz;

b) membri – persoanele cu funcții de conducere stabilite de comandantul/șeful structurii.

Secretariatele comisiilor sunt asigurate de un birou/compartiment, o funcție de control intern/managerial sau de către o persoană stabilită de comandantul/șeful structurii.

(1) Comisia are următoarele atribuții:

a) coordonează inventarierea activităților din cadrul structurii pe domenii de activitate, precum și elaborarea/revizia procedurilor de sistem/operaționale;

b) coordonează activitatea de stabilire a măsurilor de management al riscurilor;

c) analizează, avizează și supune spre aprobare comandantului/șefului structurii Registrul de riscuri;

d) monitorizează și coordonează permanent activitățile de punere în aplicare a măsurilor de management al riscurilor;

e) propune comandantului/șefului structurii noi acțiuni sau revizuiri de termene, atunci când apar disfuncții în implementarea măsurilor de management al riscurilor;

f) analizează, avizează și supune spre aprobare comandantului/șefului structurii raportările și informările/situațiile centralizatoare prevăzute de legislația în domeniu;

g) analizează, avizează și supune spre aprobare comandantului/șefului structurii Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.

(2) Secretariatul comisiei are următoarele atribuții:

a) centralizează, ține evidența procedurilor de sistem/ operaționale în format electronic și le pune la dispoziția personalului în rețelele informatice locale existente;

b) elaborează Inventarul activităților structurii pe baza propunerilor șefilor de microstructuri;

c) elaborează Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale, în format electronic;

d) elaborează Registrul de riscuri pe baza propunerilor șefilor de microstructuri;

e) elaborează procesul-verbal de analiză a riscurilor;

f) elaborează și actualizează anual Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;

g) elaborează raportările și informările/situațiile centralizatoare prevăzute în Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice, cu modificările și completările ulterioare, pe baza datelor primite de la microstructurile responsabile de standarde și de la structurile subordonate/aflate în coordonare;

h) pregătește documentele de lucru pentru ședințele comisiei.

Pe linia implementării și dezvoltării sistemului de control intern/managerial, comandanții/șefii structurilor ministerului au următoarele atribuții:

a) aplică principiile controlului intern/managerial în actul de conducere;

b) asigură cadrul organizațional și procedural privind punerea în aplicare a măsurilor necesare pentru implementarea și dezvoltarea continuă a sistemului propriu de control intern/managerial;

c) decid măsurile adecvate de management al riscurilor;

d) aprobă Registrul de riscuri și Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;

e) dispun măsurile necesare pentru convocarea comisiei în vederea realizării activității de autoevaluare a sistemului propriu de control intern/managerial;

f) aprobă rapoartele și informările/situațiile centralizatoare prevăzute de legislația în domeniu și dispun transmiterea acestora, ierarhic, la Secretariatul general, la termenele stabilite;

g) analizează, în cadrul autoevaluării anuale a structurii proprii, stadiul implementării și dezvoltării sistemului propriu de control intern/managerial;

h) stabilesc microstructurile responsabile de implementarea standardelor de control intern/managerial în conformitate cu atribuțiile ce le revin.

(1) Șefii microstructurilor au următoarele atribuții:

a) pun în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea și dezvoltarea continuă a sistemului de control intern/managerial;

b) stabilesc obiectivele și indicatorii de performanță ai microstructurii și activitățile necesare îndeplinirii acestora potrivit responsabilităților;

c) identifică, analizează, evaluează și prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor generale/specifice ale microstructurii și formulează propuneri privind măsurile de management al riscurilor;

d) transmit secretariatului comisiei propuneri pentru Registrul de riscuri și pentru revizia procedurilor de sistem/operaționale;

e) reevaluează riscurile anual sau ori de câte ori situația o impune, semnalează apariția unor noi riscuri și fac propuneri în sensul diminuării acestora sau a exploatării oportunităților.

(2) Personalul implicat pune în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern/managerial.